Kom igång

Better Roads är gjort för styrelser. Karta, register, planering, möten och rapporter ligger i samma arbetsyta, så nästa styrelse hittar det den förra lämnade.

✓Vem passar guiden för?: Nya och erfarna styrelsemedlemmar, kassörer, ordförande, sekreterare, vägfogdar och revisorer.

✓Vad behöver du för att börja?: En e-postinbjudan från föreningens administratör eller ett konto skapat av oss på Better Roads-hjälpen. Logga sedan in via knappen ”Logga in” överst på sidan.

✓Hur är systemet uppbyggt?: Per förening: karta, vägar, broar, trummor, vägbulor, planering, ekonomi, möten, dokumentation och rapporter. De hänger ihop.

✓Fungerar det på mobilen?: Hela systemet är responsivt och gjort för att användas i fält. Du kan registrera skador, ta bilder och bocka av att-göra-punkter direkt från telefonen ute på vägen.

Tips: Saknar du inloggning? Be ordföranden eller administratören skicka en inbjudan, eller använd Kontakta oss-knappen, så hjälper vi på Better Roads er igång inom ett par arbetsdagar.

Logga in och förstå rollerna

Inloggning sker på www.betterroads.se. Varje användare har ett eget konto med personlig e-post och lösenord. Kontot är knutet till en specifik förening, och styrelsen kan ge dig olika behörigheter beroende på vilken roll du har.

Att rätt person har rätt behörighet är viktigt, både för att arbetet ska flyta och för att skydda föreningens information. Vi går igenom rollerna och hur ni hanterar inloggning på ett tryggt sätt.

✓Administratör: Hanterar användare, föreningens grunduppgifter och konfiguration. Bjuder in nya styrelsemedlemmar, sätter rätt behörighet och tar bort konton när någon lämnar styrelsen. Ofta är det ordföranden eller sekreteraren som har den här rollen.

✓Styrelsemedlem: Arbetar i alla operativa vyer: karta, planering, budget, möten och dokumentation. Kan registrera åtgärder, lägga upp att-göra-punkter, ladda upp bilder och föra protokoll. Standardrollen för de flesta i styrelsen.

✓Läsbehörighet: Visar information utan att kunna ändra. Bra för revisorer, suppleanter eller medlemmar som ska få insyn utan att kunna pilla. Fungerar också utmärkt för en avgående styrelsemedlem under överlämningen.

Gå till inloggningssidanÖppna www.betterroads.se och klicka på ”Logga in” uppe till höger.
Ange e-post och lösenordAnvänd den e-postadress som inbjudan skickades till. Första gången sätter du själv ett lösenord via länken i välkomstmejlet.
Välj rätt föreningÄr du med i flera föreningar visas en lista där du väljer vilken arbetsyta du vill öppna.
Du är inneDu landar i Översikten, föreningens digitala startsida.

Tips: Glömt lösenord? Klicka på ”Glömt lösenord” i inloggningsrutan, så får du ett återställningsmejl. Det brukar dyka upp inom någon minut. Kolla skräpposten om det dröjer.

Översikt: din startsida

När du loggar in landar du i Översikten. Det är ditt nav: en sammanställning av vad som händer i föreningen just nu. Du ser snabbt om något kräver din uppmärksamhet utan att behöva klicka runt.

Översikten är gjord för att svara på frågan ”Vad behöver jag göra idag?”. Att-göra-punkter med deadline, kommande möten, senaste aktiviteten och en miniatyrkarta över vägnätet, allt på samma skärm.

För ordföranden och kassören är det här ett bra ställe att börja varje arbetspass. För övriga i styrelsen fungerar Översikten som en daglig statusbild över föreningens läge.

✓Snabbnavigering: Översta menyn ger åtkomst till alla områden: Karta, Vägar, Broar, Vägtrummor, Underhållsplan, Budget, Möten, Bilder med flera. Använd den när du vet exakt vart du ska.

✓Aktivitetsflöde: Se vilka åtgärder som loggats senast: ny bild på en skada, slutförd budgetpost, nytt protokoll eller en ny att-göra-punkt. Bra för att hänga med i vad övriga styrelsen gör mellan mötena.

✓Snabbåtkomst: Lägg snabbt till en åtgärd, en att-göra-punkt eller dokumentera ett vägproblem direkt från startsidan, utan att behöva klicka dig fram.

✓Påminnelser: Punkter som närmar sig deadline, broar som ska besiktigas och årshjulsaktiviteter som infaller den här månaden lyfts fram så inget glöms bort.

Tips: Gör det till en vana att titta på Översikten en gång i veckan. Då fångar styrelsen upp småsaker innan de växer till stora problem. Det är inget konstigt med det, och det sparar väldigt mycket tid över året.

Kartan: föreningens vägnät visualiserat

Kartan ger en geografisk översikt av föreningens vägar, broar, vägtrummor, vägbulor och punktkontroller. Allt som registreras i systemet placeras automatiskt på kartan utifrån koordinater. Enkelt att förstå var insatser behövs och enkelt att förklara för andra.

Det är ofta härifrån du börjar när du ska dokumentera en skada, planera en åtgärd eller visa något för resten av styrelsen. Kartan är samtidigt det enklaste sättet att introducera nya styrelsemedlemmar för vägnätet: ”klicka, läs och förstå”.

På stämman fungerar kartan utmärkt som visuellt hjälpmedel: dela skärm, zooma in på en specifik vägsträcka eller bro, och visa vad som planeras. Det skapar förståelse och engagemang hos medlemmarna.

✓Lager och filter: Slå på och av lager för vägar, broar, trummor, farthinder och punktkontroller. Filtrera på status (t.ex. ”åtgärd krävs”) för att snabbt se var insatserna behövs just nu.

✓Klicka för detaljer: Klicka på ett objekt så öppnas dess detaljsida med historik, bilder, planerade åtgärder och budgetpost. Allt om objektet är ett klick bort.

✓Lägg till på platsen: Långklicka eller använd plustecknet för att lägga till en ny väg, vägtrumma eller punktkontroll exakt där behovet finns. Koordinaterna blir alltid rätt.

✓Utskriftsvänligt: Skriv ut kartvyer för att bifoga i kallelser, protokoll eller verksamhetsberättelse. Bra för att förklara åtgärder för medlemmar som inte är så digitala.

Öppna kartanKlicka på ”Karta” i översta menyn. Vyn centreras automatiskt på föreningens vägnät.
Välj vad du vill seAnvänd lagermenyn för att slå av allt utom det du arbetar med just nu, t.ex. bara vägtrummor inför renspolningssäsongen.
Hitta ett problemFiltrera på status ”åtgärd krävs” för att se alla objekt som ligger i kö för insats.
Dokumentera direktKlicka på objektet, ladda upp en bild och uppdatera status. Allt sparas till objektets historik.

Tips: Mobilen fungerar utmärkt på fältet. När du går rundan kan du fota skador direkt till objektet på kartan. Då hamnar dokumentationen i rätt sammanhang automatiskt och slipper sorteras manuellt senare.

Vägar: föreningens viktigaste tillgång

Här ligger vägsträckorna föreningen ansvarar för. Varje väg har längd, beläggning, status och historik. Det är underlaget till underhållsplan och budget.

Vägregistret är grunden för i princip allt annat i Better Roads. När alla vägar är inlagda blir underhållsplanen mer relevant, budgeten mer träffsäker och statsbidragsansökan betydligt enklare. Bra dokumentation av vägarnas skick är dessutom det starkaste argumentet om det skulle bli en tvist eller ett försäkringsärende.

✓Egenskaper: Namn, längd i meter, beläggningstyp (grus, oljegrus, asfalt), bredd, årtal för senaste större åtgärd, ansvarig kontakt och fritextanteckningar.

✓Status: Markera vägens skick, från ”bra” via ”åtgärd planerad” till ”åtgärd krävs”. Statusen färgsätter vägen på kartan så att hela styrelsen ser nuläget på en sekund.

✓Bilder och historik: Koppla bilder och dokumenterade åtgärder till varje vägsträcka. På så vis byggs en spårbar underhållshistorik upp år för år, som följer med oavsett vem i styrelsen som registrerade åtgärden.

✓Beläggningstyp: Välj rätt beläggning så underhållsplanen kan föreslå rätt åtgärder. Grusvägar behöver hyvling och dammbindning, asfaltvägar lagning och nyasfaltering, helt olika intervall.

✓Trafikbelastning: Markera vägar med tung trafik (t.ex. timmertransport eller mjölkbil). Det påverkar underhållsbehovet och är värdefullt vid statsbidragsansökan.

Lägg in alla vägarBörja med en grov karta över vägnätet. Det är bättre att ha alla vägar med grundinfo än några få med perfekt detalj.
Sätt statusGå igenom föreningens vägar och markera nuvarande skick. Det blir er nollpunkt att arbeta framåt från.
Komplettera över tidBredd, längd och anteckningar kan fyllas på efterhand när någon ändå är ute på platsen.

Tips: Sätt rätt beläggningstyp på varje väg från början. Det lönar sig längre fram när systemet ska föreslå åtgärder och räkna på budget. Grus och asfalt har helt olika kostnadsbild.

Broar: inspektion och uppföljning

Broar är ofta de mest kostsamma anläggningarna i en förening, och de som kräver mest formell tillsyn. I Better Roads får varje bro en egen sida med inspektionshistorik, mått, bärighet, materialtyp och bildbank, allt som krävs för att kunna visa att föreningen tar sitt ansvar.

Regelbunden brodokumentation är inte bara bra för säkerheten. Det är också ett krav från Trafikverket vid statsbidragsansökan. Med en strukturerad inspektionshistorik i Better Roads har ni alltid underlaget klart när det behövs.

✓Inspektionsintervall: Sätt nästa inspektionsdatum så dyker en påminnelse upp i Att göra och i Årshjulet i god tid. Vanligt intervall är årligen för enklare träbroar och vart tredje år för betongbroar.

✓Bärighet och mått: Dokumentera bredd, längd, fri höjd, max bärighet i ton och materialtyp. Viktigt vid upphandling, kontakt med Trafikverket och för att räddningstjänsten ska kunna planera om det skulle behövas.

✓Skadestatus: Markera om bron behöver omedelbar åtgärd, planerad insats eller bara löpande tillsyn. Vid akuta skador, lägg samtidigt en uppgift i Att göra med ansvarig person.

✓Inspektionsprotokoll: Spara protokoll från extern broinspektion direkt på broens sida som PDF eller bild. Då samlas all historik på samma ställe.

✓Foto från flera vinklar: Dokumentera bron uppifrån, från sidan, undersidan och vid landfästena. Bilder från olika år visar tydligt hur skador utvecklas.

Tips: Fota brons undersida åtminstone en gång per år. Det är där allvarliga skador (rost, sprickor, röta) ofta börjar utan att synas ovanifrån.

Vägtrummor: små anläggningar med stor påverkan

Vägtrummor (eller trumrör) leder bort vatten under vägen. En igensatt eller skadad trumma orsakar snabbt vägskador: urspolning, översvämning eller frostsprängning. Därför är ett digitalt register med bilder och status guld värt.

I Better Roads får varje trumma en egen position på kartan med dimension, material och underhållshistorik. När renspolningssäsongen kommer ser ni på en gång vilka som ska besökas, och i vilken ordning.

✓Diameter och material: Notera dimension i mm och material (betong, plast, plåt eller stål). Det hjälper vid felsökning, inköp av reservdelar och eventuellt utbyte.

✓Renspolningsplan: Lägg in när trumman senast spolades och hur ofta den behöver göras om. Använd Årshjulet för att schemalägga återkommande tillsyn på rätt månad.

✓Foto in och ut: Ta gärna en bild från båda hållen. Då ser man flödet och eventuella stopp tydligt. Före- och efterbilder vid spolning visar att jobbet är gjort.

✓Skadetyp: Markera om trumman är hel, deformerad, rostig eller helt utbytesbehövande. Det påverkar både prioritering och budget.

✓Vattendrag: Notera om trumman ligger i ett kontinuerligt vattendrag. Då finns det ofta särskilda regler från länsstyrelsen vid byte.

Tips: Spola alla trummor på våren efter tjällossningen. Det är då löv, grus och is samlats värst, och en spolning där sparar tusenlappar i kommande vägreparationer.

Vägbulor och farthinder

Här registrerar du föreningens fasta och flyttbara farthinder. Extra värdefullt vid trafiksäkerhetsfrågor på årsstämman, när nya hinder övervägs och när säsongsbyten ska planeras.

Att ha hindren i systemet hjälper också styrelsen att svara på frågor från medlemmar: ”varför ligger den där?”, ”när plockas den in?”, ”vem sätter den ut?”, på ett sakligt vis.

✓Typ av hinder: Asfalterad gupp, gummigupp, blomlåda, chikan eller avsmalnande väg. Välj typ för korrekt rapportering, så bilderna stämmer med verkligheten.

✓Säsong: Markera om hindret är aktivt året runt eller säsongsbaserat (t.ex. plockas in inför vintern för att inte förstöras av snöplogen).

✓Ansvarig: Notera vem i styrelsen eller vilken entreprenör som ansvarar för montering, demontering och tillsyn så jobbet inte ramlar mellan stolarna.

✓Trafikregel: Koppla till hastighetsbegränsning på sträckan om sådan finns. Bra information vid felanmälningar och dialog med kommunen.

Tips: Fota varje hinder både på sommaren och vintern första året. Då får ni snabbt en bild av hur de fungerar i olika väderlek och kan motivera eventuella åtgärder för medlemmarna.

Punktkontroller: planerade tillsynsstopp

Punktkontroller är platser längs vägnätet som ska besiktigas regelbundet: en utsatt kurva, en korsning, en bullervall, ett dike, en vägräcke eller en mötesplats. Platser som inte är ”objekt” i traditionell mening, men som ändå behöver löpande tillsyn.

De fungerar som digitala anteckningar på kartan: enkla att skapa, lätta att följa upp och hjälper styrelsen att inte glömma viktiga ställen. När en styrelse byts ut är punktkontrollerna ett av de mest värdefulla arven från den förra.

✓Återkommande intervall: Ange hur ofta punkten ska kontrolleras (t.ex. en gång per kvartal). Påminnelser dyker upp i Att göra-listan automatiskt så ingen kontroll glöms.

✓Senaste kontroll: Logga datum, observation och eventuell åtgärd vid varje besök. Det skapar en tydlig historik som visar att tillsyn skett, viktigt om det skulle bli en olycksutredning.

✓Bilder över tid: Bilder vid varje kontroll bygger upp en visuell tidslinje. Förändringar (växtlighet, slitage, sättningar) syns år för år.

✓Ansvarig: Tilldela varje punkt en ansvarig styrelsemedlem så rundan kan delas upp och inte hamnar på samma person varje gång.

Tips: Skapa punktkontroller för platser där medlemmar klagat tidigare eller där olyckor varit nära. Det är ofta de stora tidstjuvarna i en styrelse. Med en kontrollrutin försvinner det ärendet.

Underhållsplan: planera 1, 5 och 10 år framåt

Underhållsplanen samlar in alla planerade åtgärder per år och per objekt. Här gör styrelsen prioriteringar inför stämman och får ett tydligt beslutsunderlag som visar både vad som ska göras nästa år och vad som väntar längre fram i tiden.

En bra underhållsplan är skillnaden mellan en förening som ständigt släcker bränder och en som ligger steget före. Den ger också medlemmarna trygghet. De ser att styrelsen tänker långsiktigt och att avgifterna går till något konkret.

I Better Roads är planen levande. Den uppdateras löpande, kostnaderna går direkt över i budgeten, och varje åtgärd hänger ihop med ett specifikt objekt på kartan.

✓Tidslinje: Se åtgärder grupperade per år, från brådskande insatser i år till långsiktigt arbete på fem och tio års sikt. Bra när ni ska fördela kostnader jämnt över tid.

✓Kopplad till objekt: Varje åtgärd hänger ihop med en specifik väg, bro, trumma eller punktkontroll, aldrig en lös post i ett dokument. Klicka på åtgärden så kommer du direkt till objektets sida.

✓Kopplad till budget: Beräknad kostnad per åtgärd går över i budgetvyn så ekonomin alltid är synkad med planen. Inga dubbla register att hålla i synk för hand.

✓Prioritet: Markera åtgärder som akut, hög, medel eller låg prioritet. Akuta hamnar överst och visas i Översikten.

✓Status: Följ åtgärden från ”planerad” via ”pågående” till ”utförd”. Utförda åtgärder bygger objektets historik och visas i verksamhetsberättelsen.

Inventera nulägetGå igenom alla vägar, broar och trummor och notera vad som behöver göras de närmsta åren.
Lägg in åtgärdernaSkapa en åtgärd per objekt med uppskattad kostnad, år för utförande och prioritet.
Diskutera i styrelsenAnvänd planen som underlag på ett styrelsemöte. Flytta poster mellan år för att jämna ut kostnaderna.
Presentera på stämmanSkriv ut planen och bifoga den som bilaga i kallelsen. Medlemmarna får tydlig insyn i vad pengarna går till.

Tips: Använd Underhållsplanen som underlag för stämman. Skriv ut den från Utskrift-menyn och bifoga den som bilaga i kallelsen. Då slipper styrelsen försvara avgifterna varje år, eftersom planen talar för sig själv.

Budget: årets ekonomi i en vy

Budgeten visar föreningens intäkter och kostnader fördelade per år och kategori. Den hänger ihop med Underhållsplanen så planerade åtgärder automatiskt blir kostnader i budget, utan att kassören behöver pendla mellan två system.

En tydlig budget är också en av de viktigaste grunderna för medlemmarnas förtroende. När varje krona kan följas tillbaka till en konkret åtgärd eller post slipper kassören motivera varje siffra i minsta detalj på stämman.

✓Intäkter: Medlemsavgifter, statsbidrag från Trafikverket, eventuella driftbidrag från kommunen, ersättning från entreprenörer som använder vägen och andra inkomster.

✓Kostnader: Snöröjning, sandning, hyvling, grus, dikesrensning, asfaltering, broinspektioner, försäkringar, administrativa kostnader och konsultarvoden.

✓Jämförelse: Jämför budget mot utfall år för år så kommande budget kan baseras på faktisk historik snarare än gissningar.

✓Kategorier: Dela upp i drift (årligt återkommande) och investering (större åtgärder). Det är bra både för intern översikt och för revisorernas granskning.

✓Underhållskapital: Avsätt en del av budgeten till en reserv för oförutsedda åtgärder. Better Roads visar tydligt hur kapitalet byggs upp år för år.

Sätt upp föregående års utfallSkriv in faktiska siffror från fjolåret som referens.
Importera underhållsplanenPlanerade åtgärder med kostnader går automatiskt in i kommande års budget.
Lägg till driftposterSnöröjning, försäkring, administrativa kostnader, allt som återkommer varje år.
Sätt avgiftRäkna baklänges från total budget för att veta vilken medlemsavgift som krävs för att få ihop ekonomin.

Tips: Glöm inte avsätta pengar för det oväntade. Ett ras, en översvämning eller en plötslig brokostnad kan annars rasera hela årets ekonomi.

Att göra: styrelsens gemensamma uppgiftslista

Att göra-listan är styrelsens delade arbetslista. Här samlas alla uppgifter med ansvarig person, deadline, prioritet och status, så hela styrelsen vet vad som är på gång och vem som gör vad.

Punkter kan skapas manuellt, men också automatiskt utifrån kontroller, möten och underhållsplaner. Ett beslut på ett styrelsemöte kan med ett klick bli en uppgift med ansvarig och deadline. Det minskar kraftigt risken att beslut bara blir prat.

För nya styrelser är Att göra-listan ett av de allra mest värdefulla verktygen. Den minskar mejlväxlingen, gör överlämningen mellan styrelser snabbare och visar tydligt vad som ligger ”i kö”.

✓Tilldela ansvar: Varje punkt har en ansvarig så inget ramlar mellan stolarna mellan styrelsemötena. Ingen punkt utan ansvarig. En bra grundregel.

✓Prioritet och deadline: Sätt prioritet (akut, hög, medel, låg) och datum. Punkter som närmar sig deadline lyfts fram på Översikten så styrelsen är förvarnad.

✓Koppla till objekt: Koppla punkten till en väg, bro eller trumma. Då finns historiken kvar även när uppgiften är klar, och nästa styrelse förstår bakgrunden.

✓Filter och sökning: Filtrera på ansvarig, status eller deadline. Kassören kan se sina punkter, ordföranden sina, och alla får en gemensam överblick.

✓Notifiering: Få e-postpåminnelse när din deadline närmar sig så du inte behöver logga in dagligen för att hänga med.

Tips: Inför rutinen att alla beslut i protokollet får en motsvarande punkt i Att göra-listan. Det är den enskilt största tidsbesparingen för en styrelse på sikt.

Årshjulet: återkommande arbete på rätt tid

Årshjulet visar styrelsens återkommande arbete fördelat över året: stämma, snöröjningsavtal, dikesrensning, tjälrelaterade kontroller, hyvling, statsbidragsansökan, broinspektioner och allt annat som måste ske vid en specifik tidpunkt varje år.

Många föreningar har ett oskrivet årshjul i huvudet på den som varit ordförande längst. Så fort den personen slutar försvinner den kunskapen. Med ett digitalt årshjul i Better Roads finns rutinerna kvar i föreningen oavsett vem som sitter i styrelsen.

✓Säsongsanpassat: Aktiviteter visas i den månad de bör utföras, så tjälsläppskontroller inte glöms i april och snöröjningsavtalet är på plats i oktober.

✓Återkommande automatiskt: Skapa en aktivitet som upprepas årligen så slipper du nyregistrera den varje gång. Den dyker automatiskt upp i Att göra-listan när tiden är inne.

✓Ansvarig per aktivitet: Sätt vem som är ansvarig för respektive aktivitet, eller låt det rotera mellan styrelsemedlemmar år för år.

✓Bra inför stämman: Stämmoförberedelser, kallelseutskick och årsredovisning kan läggas in i god tid så deadlines inte krockar med semestrar.

Tips: Lägg in samtliga återkommande aktiviteter samtidigt som ni går igenom föregående års arbete. Det är ett enkelt sätt att fånga rutiner som annars sitter i huvudet på en enskild person.

Möten: kallelser, agenda och protokoll

Mötesvyn är ett digitalt arkiv för styrelsens arbete. Här tar du fram kallelser, för agenda, dokumenterar beslut och sparar protokoll på samma ställe, sökbart för hela styrelsen och tillgängligt för revisorer.

I traditionella föreningar ligger protokollen i en pärm hemma hos sekreteraren. Det fungerar tills sekreteraren är borta, eller tills någon ska söka efter ett beslut från för fem år sedan. I Better Roads är allt sökbart, kopplat till objekt och åtgärder, och tillgängligt för alla som ska ha behörighet.

✓Kallelse och agenda: Förbered punkter inför mötet, dela dem med deltagarna och se till att alla är pålästa. Punkter kan komma från Att göra-listan eller skapas på plats.

✓Protokoll: Skriv protokoll direkt i systemet under mötet. Beslut blir spårbara och går att söka fram år senare med ett enda sökord.

✓Beslut blir uppgifter: Ett beslut kan omvandlas direkt till en punkt på Att göra-listan med ansvarig och deadline. Inga beslut ramlar mellan stolarna.

✓Bilagor: Bifoga ekonomiska underlag, kartor, offerter eller bilder direkt till mötet. Allt sammanhang finns kvar oavsett när någon tittar tillbaka.

✓Mötestyper: Hantera både styrelsemöten och årsstämma. Stämmoprotokoll får en egen mall som följer de formella krav som gäller.

Tips: Justera protokollet inom någon vecka efter mötet. Sätt en stående uppgift på sekreteraren via Att göra-listan så blir det inte liggande.

Bilder och dokumentation

Bra bilddokumentation är en av de mest värdefulla sakerna en vägförening kan göra. I Better Roads samlas alla bilder kopplade till objekt, åtgärder och kontroller på samma ställe, sökbart, sorterbart och alltid kopplat till rätt sammanhang.

Bilder är särskilt viktiga vid tre tillfällen: vid statsbidragsansökan (där Trafikverket vill se vägens skick), vid försäkringsärenden (där bevisbördan ligger på föreningen) och vid stämman (där medlemmar förstår mer av en bild än av en lång text).

✓Ladda upp från mobilen: Ute på vägen? Fota direkt i systemet så läggs bilden automatiskt på rätt objekt och plats. Inget krångel med att flytta filer från telefonen efteråt.

✓Före och efter: Dokumentera både innan och efter en åtgärd. Ovärderligt vid statsbidragsansökan, försäkringsärende och inför stämman där bilden säger mer än 1 000 ord.

✓Sökbart arkiv: Filtrera på objekt, datum, status eller fritextsökning och hitta tillbaka till bilder från flera år bak i tiden.

✓Kategorisering: Tagga bilder med syfte (besiktning, skada, åtgärd, säsongsbild) så rätt bilder hittas när de behövs.

✓Privacy: Tänk på integriteten. Fota inte fastighetsägare eller deras egendom utan tydlig anledning. Vägen och vägens objekt räcker i de flesta fall.

Tips: Vid en åtgärd: fota före, under och efter. De tre bilderna tillsammans utgör ett komplett bevis på att arbetet utförts korrekt. Det kan rädda er ekonomi vid en kommande diskussion med entreprenör.

Verksamhetsberättelse: årets arbete sammanfattat

Inför årsstämman behöver styrelsen lämna en verksamhetsberättelse. Better Roads sammanställer den automatiskt utifrån vad som registrerats under året: möten, åtgärder, ekonomi, underhållsplan och bilder. Sekreteraren slipper börja från ett tomt papper.

Verksamhetsberättelsen är inte bara en formell handling. Den är också ert bästa underlag mot medlemmarna. En tydlig, illustrerad berättelse om vad styrelsen åstadkommit är ofta det som avgör om medlemmarna känner förtroende för avgiftsförslaget.

✓Automatisk sammanställning: Systemet plockar ihop information från alla områden så styrelsen slipper börja om från ett tomt papper. Möten, beslut, utförda åtgärder och ekonomi, allt finns med från början.

✓Komplettera och redigera: Justera texten, lägg till kommentarer och bilder så rapporten speglar årets arbete. Mallen är ett utgångsläge, inte en färdig produkt.

✓Skriv ut eller exportera: Färdigt dokument går att skriva ut eller spara som PDF för att bifoga kallelsen, mejla ut till medlemmar eller arkivera digitalt.

✓Bilder från året: Ta in bilder på utförda åtgärder från Bildbanken. En bild på en nyasfalterad väg eller renspolad trumma säger mer än en mening text.

✓Flerårsperspektiv: Jämför med tidigare års verksamhetsberättelser för att visa utveckling över tid. Bra när ni ska motivera långsiktiga avgiftsnivåer.

Tips: Börja med verksamhetsberättelsen redan i januari, inte två veckor innan stämman. Då hinner ni komplettera med bilder och bra formuleringar utan brådska.

Användare: bjud in och hantera styrelsen

I Användarvyn ser administratören alla som har konto i föreningen. Härifrån bjuds nya styrelsemedlemmar in och behörigheter ändras vid byten, t.ex. när någon väljs in på årsstämman eller lämnar uppdraget.

En vanlig miss är att glömma ta bort behörigheter när någon lämnar styrelsen. Better Roads gör det lätt: ett klick och behörigheten är borta, samtidigt som personens historik (åtgärder, protokoll, bilder) finns kvar för spårbarhet och för revisorernas granskning.

✓Bjud in: Skicka inbjudan via e-post. Mottagaren sätter sitt eget lösenord och hamnar direkt i föreningens arbetsyta. Inga delade konton, inga gemensamma lösenord.

✓Roller: Sätt rätt roll: administratör, styrelsemedlem eller läsbehörighet. Behörigheterna går att ändra när som helst, t.ex. uppgradera en suppleant till full styrelsemedlem efter stämman.

✓Avslut: När någon lämnar styrelsen tas behörigheten bort, men historiken (åtgärder, protokoll, bilder) finns kvar för spårbarhet och för revisorernas granskning.

✓Inloggningshistorik: Se när varje användare senast var inloggad. Det är en bra påminnelse om vem som behöver hjälp att komma igång.

Tips: Direkt efter årsstämman: gå in i Användare och uppdatera behörigheterna. Det är ofta det lättaste momentet att glömma och det som ger störst säkerhetsrisk.

Konfiguration: föreningens grunduppgifter

Konfigurationsvyn samlar uppgifter om själva föreningen: namn, organisationsnummer, kontaktuppgifter, logotyp, andelstalsmodell och övriga inställningar som påverkar hela arbetsytan.

Det här gör ni en gång i början, sen mest justerar vid behov (t.ex. ny ordförande). Men det är viktigt att uppgifterna stämmer. De visas på alla utskrifter, kallelser och rapporter som föreningen tar fram.

✓Föreningsuppgifter: Namn, organisationsnummer, registrerad adress, bankuppgifter och kontaktperson. De visas på utskrifter, fakturor och i exporterade dokument.

✓Visuell profil: Ladda upp logotyp så följer den med i verksamhetsberättelse, kallelser och utskrifter. Det ger ett professionellt intryck mot medlemmarna.

✓Standardvärden: Sätt grundvärden för budgetkategorier, statusfärger på kartan och påminnelser så arbetet flyter på enhetligt, och styrelsemedlemmar slipper bestämma standard varje gång.

✓Andelstalsmodell: Lägg in föreningens andelstal per fastighet enligt Lantmäteriets förrättning. Det behövs för korrekt fördelning av kostnader.

✓Notifieringar: Bestäm vilka händelser som ska skicka e-postnotifiering till styrelsen, och hur långt i förväg påminnelserna ska gå ut.

Tips: Spara en kopia av Lantmäteriets förrättningsbeslut i Konfigurationsvyn. Då har ni originalhandlingen alltid till hands utan att behöva leta i pärmar.

Tips och vanliga frågor

Avslutningsvis några råd från föreningar som varit igång ett tag. Tipsen är samlade från återkommande frågor till hjälpen och från det som faktiskt fungerar i praktiken.

✓Börja med kartan: Lägg först in alla vägar, broar och trummor på kartan. När grundregistret är på plats blir resten enkelt att fylla på, och styrelsen ser snabbt värdet av systemet.

✓Fota mer än ni tror behövs: Ett foto i dag kan vara guld värt nästa år vid en statsbidragsansökan, en försäkringsfråga eller en dialog med en entreprenör. Lagring är billig. Brist på dokumentation är dyr.

✓Använd Att göra mellan mötena: Punkter som hamnar i Att göra-listan glöms inte bort. Det minskar dubbelarbetet, halverar antalet onödiga mejl och gör överlämningar enklare.

✓Hör av er till hjälpen: Det är bättre att fråga en gång för mycket. Använd Kontakta oss-knappen så hjälper vi er vidare, ofta snabbare än ni hinner googla.

✓Sätt en lågtröskelregel: Tumregel: är du osäker om något är värt att registrera, registrera det. Det är alltid enklare att rensa senare än att rekonstruera ett saknat ärende.

✓Bjud in revisorerna: Ge revisorerna läsbehörighet. De kan granska protokoll, beslut och budget på egen hand. Styrelsen slipper sammanställa underlag inför revision.

Tips: Behöver ni en personlig genomgång? Boka en uppstart via hjälpen. Vi hjälper er sätta upp föreningen och visar de viktigaste arbetsflödena, så ni kommer igång på en eftermiddag i stället för flera veckor.

Behöver ni en personlig genomgång?

Vi på Better Roads hjälper er gärna att komma igång, från första inloggningen till att lägga upp hela vägnätet och underhållsplanen.